Les congés approchent ! Vous allez enfin pouvoir profiter d’une pause bien méritée pour vous reposer. Mais avez-vous pensé à tout. Entre congés des salariés, informations de la clientèle, mise en sécurité de votre commerce… Nous vous avons préparé une liste des bonnes pratiques avant de lever le pied.
Sûreté et Sécurité en entreprise : Dispositif Vigilance !
La Gendarmerie Nationale a mis à jour son Guide de Sécurité à destination des Entreprises, commerçants et artisans, visant à appréhender sereinement l’évaluation des risques d’actes de malveillance, l’étendue des protections à votre disposition, la sécurisation de vos biens professionnels, et l’action des forces de gendarmerie à votre service.
Parmi les points abordés : analyse de la sûreté de ses locaux, prévention technique de la malveillance, protections mécaniques et électroniques, gestion des fonds, sécurisation des moyens de paiement, Arnaques en tous genres, Pré-plainte en ligne et dépôt de plainte …. 21 fiches, claires et pragmatiques pour assurer la sécurité de votre entreprise.
Opération Tranquillité Entreprise et Commerce (OTEC)
A l’instar de ce qui se fait pour le domicile avec l’Opération Tranquillité Vacances, les services de police et de gendarmerie organisent des patrouilles pendant les périodes de vacances pour passer aux abords des maisons et commerces, et vous préviennent en cas d’anomalie (vous-même ou une personne de confiance proche du lieu).
La surveillance est assurée par des patrouilles effectuées de jour comme de nuit, en semaine et le week-end.
Le dispositif fonctionne dans tous les départements français.
L’inscription peut se faire tout au long de l’année, même hors des vacances scolaires.
N’hésitez pas à vous renseigner auprès du commissariat, poste de police ou gendarmerie le plus proche.
Informer votre clientèle
N’oubliez pas d’informer votre clientèle de vos dates de fermeture que ce soit par mail, par SMS, sur votre site internet et vos réseaux sociaux ; également, en mettant à jour la fiche de votre établissement sur Google et en indiquant ses horaires standards et sa fermeture prolongée.
Si vous disposez d’un standard téléphonique, il convient de mettre un message d’informations sur vos dates de fermeture et Programmez un message d’absence automatique sur votre boîte mail.
Enfin, bien sûr, il reste à afficher un écriteau à la porte de votre magasin afin que vos clients fidèles ne soient pas désappointés en voyant le commerce fermé sans aucune explication. N’oubliez pas qu’en affichant vos dates de vacances plusieurs jours avant la fermeture de votre établissement, vous renforcerez la confiance avec vos clients.
Soyez à jour de vos obligations administratives
D’un point de vue administratif, vous allez avoir plusieurs obligations à respecter durant votre absence : facturation des clients, paiement de vos fournisseurs, tenue de votre comptabilité, déclaration auprès des organismes, etc…
N’oubliez pas de prévenir tous vos interlocuteurs de vos congés en les informant des dates de reprise de votre activité : fournisseurs, cabinet comptable, conseiller financier, etc. ;
Egalement, il est important de faire suivre votre courrier pendant la fermeture de votre établissement ou de mandater quelqu’un pour qu’il relève votre courrier en votre absence, notamment pour éviter les déconvenues à votre retour ou encore pour éviter de signaler votre absence par une boîte aux lettres qui déborde de courrier.
A ce propos, la Poste propose un service de « garde de courriers » jusqu’à deux mois. N’hésitez pas à vous renseigner.
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